Das kennen Sie sicher: Sie wissen, dafür gibt es eine Vorlage. "Nur, wo finde ich die?" Endlich haben Sie sie entdeckt - im Zweifelsfalle mit Unterstützung von Kollegen. Jetzt machen Sie das Schreiben an Ihren Kunden fertig. Leider stellt sich später heraus, Sie hatten eine veraltete Version gefunden.

Oder: "Da ist doch neulich in der Besprechung eine einheitliche Regelung für Reisekosten festgelegt worden. Wie war das doch genau?" Im Protokoll nachsehen! Das ist aufwendig - die Ablage ist noch nicht gemacht. Die Lösung: Kollegen fragen. - Das Ergebnis erinnert an das Kinderspiel "Stille Post".

Letzter Fall: Am Morgen hat sich der Kollege krank gemeldet. Jetzt müssen Sie bei der Lohnkontrolle einspringen. Das haben Sie zuletzt vor drei Jahren gemacht. "Irgendwo müssen doch meine Notizen von damals sein! Hoffentlich hat sich nicht zu viel geändert seither!"

Sind die Beispiele überzeichnet? Nach unserer Erfahrung leider nicht. Was schätzen Sie, wieviel teure Arbeitszeit so ungewollt in Ihrem Unternehmen verschwendet wird? Nicht nur das: Wie oft entstehen dadurch unnötige Fehler? Wie sehr werden gerade engagierte Mitarbeiter durch die Sucherei frustriert? Einige schaffen sich Insellösungen, um sich besser zu organisieren. Das mag funktionieren, hilft aber den Kollegen nicht. Und für 1 Nutznießer wird der Aufwand schnell unverhältnismäßig hoch.

Wir sehen nur eine sinnvolle Lösung: Allen Mitarbeitern ein einheitliches, leistungsfähiges Organisationssystem zur Verfügung stellen! Das bedeutet zunächst eine erhebliche zeitliche und finanzielle Investition. Doch bedenken Sie bitte: Wer lässt in der Fertigung alles von Hand machen, um Ausgaben zu vermeiden? "Wir sparen uns die hohen Investitionen in Maschinen und zahlen lieber etwas mehr Lohn." Wäre das sinnvoll?