Die Planungsliste ist ein Arbeitsmittel, das speziell den System- bzw. Qualitätsmanagement-Beauftragten zur Verfügung steht. Sie erleichtert die Einrichtung und Aktualisierung des QM- bzw. Organisationssystems, in dem sie die offenen Aufgaben und Notizen zusammenstellt, die zur Bearbeitung des Systems dienen und auch in der Planungsansicht der einzelnen Seiten enthalten sind. Die Planungsliste kann ebenso zur Vorbereitung von Audits dienen, da hier auch die Hinweise und Notizen zu Audits angezeigt werden können.

Zudem wird der Aktualisierungs- bzw. Versionierungsprozess des Systems über die Planungsliste geregelt, da jeweils der Status der einzelnen Seiten angezeigt wird, den auch die Anwenderansicht enthält. Ist bei einer Seite 'Entwurf' eingestellt, weiß der System- bzw. Qualitäts- Beauftragte, dass die Seite noch zu bearbeiten ist; lautet der Status 'freigeben' bedeutet es für einen Vorgesetzten, dass er die Änderungen prüfen, ggf. ändern und freigeben muss. Auf diese Weise kann die Freigabe ohne Besprechungen, E-Mail-Benachrichtigungen und dergleichen erfolgen, da im System stets der aktuelle Stand ersichtlich ist und auch Notizen und Aufgaben für andere Systembeauftragte hinterlassen werden können, ohne dass alle anderen Mitarbeiter davon verwirrt werden.